省富水局档案工作目标管理省特级创建纪实
2021-01-08 16:58  办公室
    来源: 职工文苑

创新进取争一流 努力拼搏创佳绩

                   ――省富水局档案工作目标管理省特级创建纪实

 

(杨艺)2020年12月,湖北省档案局下发了《关于2020年度档案目标管理考评结果的通知》,我局档案工作目标管理省特级考评顺利通过。

在省特级这个来之不易的荣誉背后,是我局档案管理“抓规范、求提升、争一流”的真实写照,是局党委的科学决策和坚强领导,是全局上下齐心协力、再创辉煌的铿锵步伐,是档案部门多年来孜孜以求的努力、坚持和汗水。回顾省特级的创建过程,虽然是一条并不漫长的路,却也是一条艰辛付出的路。档案室从依赖外包到独立自主,经验不断积累,管理水平不断提高,离不开各科室的支持,离不全体职工的共同努力。因为有了许多为之默默奉献的人,和奋起直追的日日夜夜,今天的成绩才能如约而至。

独立自主,档案管理自力更生

2012年,我局档案管理省一级复查通过后,局党委即决策向省特级发起冲击。在所有目标管理等级中,省特级是含金量最高、创建难度最大的。为了争创省特级,保证档案工作从文件收集到归档利用,每一个环节都能经得起考验,局领导毅然决定摒弃文件整理归档由外包公司一手包办的传统,包括文件包角、打孔、数字化、编目、著录等所有工作全部由我们自己亲力亲为,在最大程度上防止归档文件出现不必要的错漏或不合规范的问题。据了解,在属地,档案整理没有采用外包形式,全部自主管理的单位不超过5家。

2015年,除险加固工程档案整理,面对庞大而繁杂的工程资料,档案室与业务科室抽调的三名人员,凭借着自身一股钻研的劲儿,每天逐字逐句地翻阅档案法规标准,边看边学边整理,非专业出身的他们从最初的无从下手到打孔、叠图、著录无所不能,自行摸索并归档完成了除险加固案卷490卷、上万条记录。2017年10月,档案室为全面提升管理水平,完善制度,连续奋战3个半月,100多天夙兴夜寐,抽查整改档案783件、197卷,拟定档案制度规定5部,完成了21万字的编研材料整编,著录档案1626余条,移交档案697卷,实现了档案信息本地查询向在线授权访问的重要转变,为后面晋升省特级奠定了十分扎实的基础。此后,每年档案室平均整理业务量大约610件、260卷,著录条目1052余条,数字化510余件,编研9.9万余字,做出了大量艰苦的工作。今年,由于接到考核通知的时间距离考评日期非常短,又遇上了主要人员还在休假的情况,实际准备时间只有短短5天,且省特级的达标要求非常严格,档案室工作人员二话不说,主动请缨加班冲刺省特级,在专班成员的协助配合下,每天加班加点,连续作战到深夜,以最快速度完成了考评前的查漏补缺,同时,高质量汇编完成了200多页的评审佐证材料,把最后的“胜利”紧紧攥在了手中。

创新管理,资料员机制提质效

2017年,局行政办公室作为档案规范化管理的统筹部门,向各科室印发了关于建立资料员制度的通知。要求各科室确定至少一名工作细致、责任心强,具有一定计算机应用能力的同志作为资料员,负责科室各类文件材料的接收、整理、保管、移交等工作。在每年定期移交档案期间,档案管理员会对移交文件材料与移交清单进行逐一核对,在整理档案时对文件的完整性做进一步检查,提出哪些是不需要移交的,哪些是欠缺的,哪些整理排列有误等等,并将这些问题及时通报资料员。针对很多资料员同时兼任政务宣传联络员这一特点,办公室还通过优化文书处理和归档流程,严把起草关、审核关,向资料员反复强调公文附件、稿签和底稿缺一不可,提高了卷内文件质量,确保了文件材料完整齐全。资料员机制的建立促进了档案管理前端控制的实现,档案管理员与文件形成部门的联系更加密切,各科室的档案意识得到了前所未有地加深,大大提升了档案管理的工作效率。

建章立制,严格规范规章制度

为深化制度建设,办公室先后制定了《档案管理办法》《档案分类编号方案》《档案安全管理应急预案》等重要工作制度。一是加强细则制定。出台《档案管理办法》将制度措施落实到整理方法、归档时间、库房巡查、利用流程等工作细节和程序中去,使各项制度更具有操作性。二是及时填补制度空白。通过制定《档案安全管理应急预案》减少突发事件给档案带来的危害,强化了档案安全管理的制度保障。三是注重工程项目档案管理。为避免项目文件材料在工程结束后散失,下发了《档案管理“三纳入”、“四同步”、“四参加”规定》,把档案管理纳入领导干部实绩考核写进制度,要求档案工作与科研、设计、工程建设、观、探、测等各种专项活动实行同步管理,严格规范档案验收与交接环节。四是进一步修改完善档案管理“三合一”制度。我们认真落实属地档案主管部门意见,结合我局业务工作实际,对“三合一”制度进行了全面修订、完善,归档门类更加齐全,归档文件、资料更加丰富,档案期限划分更加科学合理。

分步实施,档案系统更新换代

  2017年以前,档案室使用的一直是单机版的世纪科怡档案管理系统,在网络化高度发达的今天,单机版档案系统早已不能满足利用者的需要。按照省特级的考评要求及《省富水局争创省特级档案管理目标初步实施方案》,首要解决的就是档案管理软件问题,只有具备了在线访问的基础才能让档案数字化真正发挥功效。前期办公室在局领导的带领下专门前往省水文局进行了考察学习,摸清了档案管理网络软件的基本框架与需求。然而,在招标过程中,我们遇到了意想不到的插曲。中标公司在软件测试阶段不能到我们的技术需求,导致我们不得不解除合同,重新进行招标采购。“吃一堑长一智”,技术上吃的亏,在第二次招标时必须格外注意。最终,我们所采用的软件为业界所认可,能完全满足我们的技术要求,且与省档案馆、省水利厅都保持了一致,长期来看也避免了日后在移交电子数据时与省馆格式不兼容的问题。

先虚后实,为信息插上云翅膀

要达到省特级标准,是否能实现电子文件在线归档同样是一个“一票否决”的选项。因此,新的档案系统建成后,OA系统建设随之提上日程。但它的建设过程并没有我们想象的那么顺利。近年来,网络信息安全事故层出不穷,上级有关部门对信息系统的安全性要求更为苛刻。原本已经采购好的服务器因为没有相应的正版服务器系统,只能中断OA建设。但如果第二年再做预算,到付诸实施就要等到第三年。为此,档案室不断地与财务科、厅办、机要部门、OA公司、服务器供应商等多方沟通,在穷尽了各种可行方案后,经办公室主任的建议和局领导的支持,大胆尝试了备选方案的云服务,不但性能和安全性较高,还能最大限度的控制硬盘容量,节省VPN的搭建时间,成功降低了OA建设成本和管理难度,并且比省厅对厅直单位2020年服务器上“云”的要求提前一步,迈入了“云”管理的行列,大大加快了OA建设的步伐。

文档对接,打通信息化最后一公里

2020年下半年,OA系统经过数月试运行和反复调试后,档案管理系统与OA系统的对接工作进入到实施阶段。其间又不可避免地牵涉到网络端口问题,办公室与信息办反复沟通,两个系统的对接测试方案经过了否定、否定再否定的漫长过程,最终由信息办给出了端口最佳策略,并向局领导做了详细汇报。当局领导决策同意实施时,大家都长舒了一口气,领导的支持既替我们减轻了风险压力,也给予了我们莫大的信心。现在,两个系统已经对接完成,并顺利通过了测试。档案室在各类电子公文办结后,就可以直接在电脑上进行分类整理,移交到档案管理系统的“预归档”平台中,再由档案室划分保管期限,编制档号,即在线归档,实现档案信息化建设的二次跨越。

注重展编,多维展示富水记忆

为了充分发挥档案的潜在价值,更好地为我局水利事业服务,我们注重在开发利用上下功夫。坚持把加强编研工作、提高利用效果作为进一步做好档案管理的重中之重,集中时间,集中精力,进行编研工作。在编研成果方面,我们编制了全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编、文号文件汇编、专题汇编、专业资料汇编等资料,并及时对原有的全宗介绍、组织沿革等编研材料作了进一步的补充和完善。2018年在建库60周年之际,我们利用室藏档案资料内部出版了建库60周年纪念画册,制作了《守望相助 富水流长》专题纪录片,开展了纪念改革开放40周年暨建库60周年档案展览,这些档案编研成果和展出的照片、实物成为各界了解富水、打开富水记忆的重要窗口。2017-2019年内,档案室共提供各类档案原件及数字件利用约245人次,其中,有29余次查询资料的情况被列入实例选编,为我局中心工作、各项迎检考评、文明建设等工作起到了重要查考作用,档案利用效果显著,得到了干部职工的肯定与好评。

“天行健,君子以自强不息”,省特级称号是荣誉也是鞭策,它将成为富水局档案管理工作再次扬帆起航的新起点。我们将奋力向前,以建设“数字档案室”为更高目标,继续扑下身子,沉下心,做好档案管理各项工作,让这份沉甸甸的荣誉熠熠生辉。

 

 

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